Veranstaltungswerbung und Pressearbeit im Internet. Praxis-Tipp: Eine zentrale E-Mailadresse – ein Account!

Es klingt so simpel, hat jedoch eine immense Wichtigkeit.  Eine zentrale E-Mail Adresse für Ihre Online-PR!

Nutzen Sie möglichst ausschließlich eine zentrale E-Mail Adresse für Ihre Online-PR, z.B. online-pr@ihre-domain.de

Richten Sie für diese Adresse entweder ein Postfach auf Ihrem Mailserver ein (empfohlen), welches somit von verschiedenen Mitarbeitern per E-Mail Programm oder Webmail abgerufen und bearbeitet werden kann oder richten Sie die Adresse als Mailweiterleitung ein (Mailalias): E-Mails an eine Alias-Adresse werden im Hintergrund entweder nur an einen Adressaten oder auch – wie von Ihnen selbst konfigurierbar – an mehrere Zieladressen weitergeleitet.

mail_gutNahtlose Kommunikation ohne Änderungsaufwand!

Ihre Vorteile:

Sie haben immer eine gleichbleibende Kontaktadresse für alle Internet-Portale, Medien, Kalender, Web 2.0-Anwendungen und alle weiteren Webdienste., die Sie in Ihrer PR-/Pressearbeit nutzen.

Der Empfang von Anfragen/Erinnerungen etc. ist auch dann gewährleistet, wenn der eigentlich hauptsächlich zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist. Ein weiteres Plus: Neue oder vorübergehende Zuständigkeiten können schnell zugewiesen werden, als wenn Dienste mit persönlichen E-Mail Adressen von Mitarbeitern direkt verknüpft sind!

Einen Ansprechpartnerwechsel (bei Ausscheiden oder Bereichswechsel) müssen Sie nicht allen Medien zeitraubend mitteilen und Änderungen vielfach veranlassen.

Sie können Ihre PR-Arbeit vorübergehend oder dauerhaft z.B. auch besser an einen externen Dienstleister oder an einen freien Mitarbeiter „auslagern“ (delegieren), da diese PR-Kommunikation nun von den übrigen Büro-Adressen (z.B. Kartenvorverkauf, Sekretariat) getrennt verwaltet werden kann.

…so nicht:

mail_schlecht
Viel Arbeit für Norbert Neu, wenn Maria Muster nicht mehr Ansprechpartnerin ist.

Aus unserer Erfahrung als Medienbetreiber ist der Wechsel von Ansprechpartnern / E-Mailadressen der häufigste Grund, warum ein bestehender Kontakt zwischen Medienanbieter und Veranstalter einfach „abreißt“. Jedoch wird die Datenpflege von mehreren  Web-Plattformen und Diensten immer wichtiger!

Im Tagesgeschäft sind Sie wesentlich schneller in der Beantwortung von Medienanfragen, da sich Mitarbeiter eingehende Korrespondenzen „teilen“ und zeitnah beantworten können.

Meist ist mittlerweile die E-Mail Adresse auch gleichlautend mit dem Benutzernamen, den Sie bei der Registrierung festlegen müssen (wie z.B. bei Frankentipps.de). Nutzen Sie also nach Möglichkeit nicht Ihre persönliche E-Mail Adresse bei der Registrierung, sondern Ihre zuvor eingerichtete zentrale „Online-PR-Adresse“!

Die Einrichtung eines Mailpostfachs oder einer E-Mailadresse erfolgt durch Ihren Webmaster oder Ihren EDV-Systembetreuer, der Ihre Internetpräsenz/Domain verwaltet.

Zusammenfassung – Das ist zu tun:

1.    Bitten Sie Ihren EDV-Betreuer, ein separates Mail(POP)-Konto mit einer E-mail Adresse einzurichten, z.B. online-pr@ihre-domain.de

2.    Vereinheitlichen Sie Zug-um-Zug Ihre bestehenden Zugangsdaten bei den von Ihnen genutzten Medien, Kalender und Portalen, in dem Sie die geänderte E-Mail Adresse auf den genutzten Diensten und Plattformen ändern.

3.    Informieren Sie Ihre MitabeiterInnen/KollegInnen!

4.    Es werden nicht weniger Web-Dienste und Accounts: Dokumentieren Sie die verschiedenen Medien und Zugangsdaten auf einem zentral geführtem Dokument. Wenn Sie sich Accounts und Passwörter nur in Ihrem Brwoser speichern, kann Ihnen niemand einmal Ihre Arbeit der Datenpflege abnehmen.  Ein schlichtes Word-doc.oder eine Excel-Tabelle, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können, tut hier bereits wundersame Arbeitserleichterung und Zeiteinsparung!

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